Volumen
2 | Número 1 | Enero – junio 2020 | ISSN: 2710 - 0863 | ISNN-L:
2710 - 0863 | Pág. 23 - 31
https://doi.org/10.33996/reba.v2i3.3
Lineamientos para una auditoría
operacional como herramienta para el mejoramiento de la gestión de inventarios
Guidelines for an operational audit
as a tool for improving inventory management
María
Chávez
mgabrielaclourenco@hotmail.com
ORCID: 0000-0002-1834-6347
Universidad de Carabobo. Venezuela
Fiorella
Ochoa
fiorelaopp@gmail.com
ORCID: 0000-0003-4784-9629
Universidad de Carabobo. Venezuela
Fredis
Vadell
fredisjvadellm@hotmail.com
ORCID: 0000-0002-2991-600X
Universidad de Carabobo. Venezuela
Artículo recibido en julio 2019 /
Arbitrado en agosto 2019 / Publicado en enero 2020
RESUMEN
La investigación tiene como objetivo proponer una
metodología para una auditoría operacional para el mejoramiento de la gestión
de inventarios La investigación fue de naturaleza cuantitativa, bajo la
modalidad de proyecto factible, de tipo descriptiva con diseño de campo, la
información fue recolectada directamente de fuentes primarias, la población y
la muestra estuvo conformada por cuatro (04) empleados relacionados
directamente con el inventario. Para la obtención de la información la técnica
utilizada fue la encuesta, como instrumento el cuestionario, estuvo conformado
por veintidós (22) ítems, a la escala de Lickert; validado por juicio de
experto y aplicando la fórmula de Alpha de Cronbach. Los resultados revelaron
que la gerencia desconocer las razones de ineficiencia en la gestión de
inventarios por consiguiente necesita algún tipo de herramienta que detecte
oportunamente los problemas potenciales que pueden repercutir de una manera
negativa en los resultados o que afecta la eficiencia de la empresa.
Palabras clave: Auditoría
operacional, Gestión de inventarios, Herramientas, Lineamientos, Metodología
ABSTRACT
The research aims to propose a
methodology for an operational audit to improve inventory management. The
research was quantitative in nature, in the form of a feasible project,
descriptive in nature with field design, the information was collected directly
from primary sources. , the population and the sample consisted of four (04)
employees directly related to the inventory. To obtain the information, the
technique used was the survey, as an instrument the questionnaire was made up
of twenty-two (22) items, on the Lickert scale; validated by expert judgment
and applying Cronbach's Alpha formula. The results revealed that management is
unaware of the reasons for inefficiency in inventory management, therefore, it
needs some type of tool that timely detects potential problems that may
negatively impact results or affect the efficiency of the company.
Keywords: Operational
audit, Inventory management, Tools, Guidelines, Methodology
INTRODUCCIÓN
El agitado y cambiante entorno actual presenta un cúmulo
de condiciones de operación que exigen a las empresas una mayor consideración
de la auditoría como la herramienta principal para realizar una evaluación
constante y profunda de sus operaciones internas en términos de verificar si
las mismas cumplen con los objetivos para el cual se fundó el ente
organizacional, tal es el caso en la gestión de inventarios.
Los inventarios son generalmente uno de los renglones más
representativos en los balances y los problemas operativos son numerosos. Se
originan no solamente en la actividad del negocio sino también en los controles
y sistemas contables de costos utilizados por cada empresa. Sin embargo, no en
todos los casos la gerencia presta una adecuada atención a la administración de
sus inventarios por considerar de mayor importancia otras transacciones.
Es por ello, que se debe tomar en cuenta que el buen
manejo de los inventarios constituye un factor importante para el éxito o
fracaso de una empresa cualquiera sea su especialidad, tamaño o complejidad,
puesto que a través de los proveedores se adquiere una gran cantidad de
compromisos por recibir los materiales para la venta o para el proceso de un
producto terminado.
Por otro lado, las empresas comercializadoras requieren
de políticas, prácticas y sistemas que disminuyan el desperdicio y logren crear
valor en la cadena de comercialización. En consecuencia, la gestión de
inventarios necesaria para los procesos de adquisición de materiales, gestión
de almacenamiento y distribución de productos terminados. Por ello, ser una
empresa eficiente significa que la organización puede competir con éxito y
lograr utilidades en un ambiente de alta competitividad en este momento y
seguir haciéndolo en el futuro.
Por su parte, Cano y Olivera, (2014:65), expresan “toda
organización debe buscar la mejor manera de lograr o dirigirse hacia mejores
niveles de productividad y calidad que le permita ser competitiva, aumentar el
desempeño global y alcanzar las metas establecidas”. En consecuencia, es
necesario que desarrollen acciones que permitan prever el futuro, considerando
factores internos y externos, a fin de establecer estrategias que conduzcan al
logro de sus objetivos a largo plazo.
Tomando en consideración lo antes expuesto, las
cambiantes condiciones que predominan en el entorno social y económico en la
actualidad, presenta panorama que exige a las organizaciones mayor consideración
de la auditoría como solución gerencial, para realizar la evaluación constante
y profunda de las operaciones internas, con el propósito de verificar si las
mismas cumplen con los objetivos para el cual se fundó la entidad. De esta
forma, surge la auditoría operacional como necesidad del proceso de control
interno, para evaluar si se tienen controles adecuados y si éstos permiten
ejecutar el trabajo eficientemente.
En
tal sentido, la Auditoría Operacional surge como parte del control de gestión,
reviste vital importancia en cualquier organización, puesto que su aplicación
supone examen y evaluación de las operaciones de la empresa buscando determinar
si estas se realizan de forma eficiente, efectiva y económica; además, permite
establecer si las políticas, métodos y procedimientos congruentes con el giro
de negocios y la misión empresarial, se cumplen. Al respecto, Catacora, (2009)
expresa:
Este
examen meticuloso, en el entendido de que es un proceso formal, crítico e
intensivo de auditoría de ciclos de transacciones, es un medio por el cual la
organización puede identificar de
forma
oportuna, situaciones y hechos que le afecten, y desarrollar acciones
encaminadas a corregirlas para acoplarlas al marco estratégico del negocio. (p.
41)
En términos conceptuales, Estupiñán,
(2006:114) la define como “el servicio que presta el contador público y auditor
cuando examina ciertos aspectos administrativos, con la intención de hacer
recomendaciones para incrementar la eficiencia operativa de la entidad”. Su
aplicación supone un examen y evaluación de las operaciones de la empresa buscando
determinar si los procesos se realizan de forma eficiente, efectiva y
económica; además, permite establecer si las políticas, métodos y
procedimientos son congruentes con la naturaleza de negocios y la misión
empresarial.
Este examen meticuloso, en el entendido de que es un
proceso formal, crítico e intensivo de auditoría de ciclos de transacciones, es
un medio por el cual la organización puede identificar de forma oportuna,
situaciones y hechos que le afecten, y desarrollar acciones encaminadas a
corregirlas para acoplarlas al marco estratégico de las empresas.
Por tal razón, todos estos controles que abarcan, desde
el procedimiento para desarrollar presupuestos y pronósticos de ventas y
producción hasta la operación del sistema para la determinación
de costos de los inventarios, constituye el sistema del control interno de los
inventarios, cuyas funciones generales son: planeamiento, compra u obtención,
recepción, almacenaje, producción, despachos y contabilidad.
Es importante resaltar, que la auditoría operativa es la
valoración independiente de todas las operaciones de una empresa, en forma
analítica objetiva y sistemática, para determinar si se llevan a cabo;
políticas y procedimientos aceptables; si se siguen las normas establecidas si
se utilizan los recursos de forma eficaz y económica y si los objetivos de la organización
se han alcanzado para así maximizar resultados que fortalezcan el desarrollo de
la empresa. La auditoría operacional es definida por García, S. (2014) como:
La revisión exhaustiva, sistemática y
especifica que se realiza a las actividades de una empresa, con el fin de
evaluar su existencia, suficiencia, eficacia, eficiencia y el correcto
desarrollo de sus operaciones, cualesquiera que estas sean, tanto en el
establecimiento y cumplimiento los métodos, técnicas y procedimientos de
trabajo necesarios para el desarrollo de sus operaciones, en coordinación con
los recursos disponibles, con las normas, políticas, lineamientos y
capacitación que regulan el buen funcionamiento de la empresa. (p.30)
Asimismo, la auditoría operacional se dirige hacia la
evolución del flujo operativo en un área, sección, sucursal o división
funcional con el propósito de opinar sobre la calidad de sus acciones y buscar
incrementar la eficiencia y eficacia operativa, en este caso de estudio
dirigido al mejoramiento de la Gestión del Inventario. Respecto a su
importancia, Sánchez, G. (2013) explica:
La
auditoría operacional empieza a tomar más fuerza para las organizaciones que
contratan los servicios, ya que se generan ahorros, crean valor y están siempre
en busca de áreas susceptibles de mejora. Al difundir la auditoría operacional
como herramienta de toma de decisiones de negocio, genera oportunidad de
crecimiento, con más penetración dentro de las áreas operativas, esto
compromete
y obliga
en mayor instancia como auditores operativos a tomar una actitud de
involucración en la vida misma, supervivencia y desarrollo constante de la
entidad a la que presta sus servicios. (p. 16)
Es por ello, que si la gerencia como parte de sus
sistemas de control, ha desarrollado técnicas para medir o evaluar el
rendimiento frente a objetivos o criterios pre – determinados; el auditor
deberá indagar con respecto a dichas técnicas para ver si él puede aplicarlos
en su labor; Sin embargo no deberá utilizarlos ciegamente, deberá convertirse
de su lógica y validez como base para la evaluación del rendimiento.
Cabe destacar, que los auditores actuales tienen muchas
técnicas sofisticadas para ayudar a los directores. Las técnicas de desarrollo
de las operaciones, el proceso electrónico de datos, la inferencia estadística
y la medición del trabajo indirecto son solo algunas, según sea la amplitud con
la que se demuestre a la dirección la habilidad de los auditores para realizar
un servicio en cualquier sector de la empresa, será mayor la aceptación que
tendrán por parte de la dirección y podrán mejorar su estatus en la empresa y
en la profesión.
Por ende, el auditor puede aplicar además técnicas de
análisis financiero a las estadísticas operativas que podrían sugerir áreas,
problemas o condiciones que ejercen influencia sobre un rendimiento
desfavorable de las inversiones operativas. La Auditoria Operativa según Díaz
(2012:6), “observa, recopila, analiza y presenta una opinión sobre los aspectos
administrativos, gerenciales y operativos, dependiendo el área donde se realiza
la auditoria”, poniendo énfasis en el grado de efectividad y eficiencia con que
se han utilizado los recursos, tanto materiales como financieros mediante
modificación de políticas, controles operativos y acciones correctivas.
De esta forma, para satisfacer la necesidad de asegurar
un servicio sobre bases mínimas de calidad, y estandarizarlo mediante la
exigencia de cumplir con determinados procedimientos, se acuerda establecer
principios mínimos fundamentales que puedan definirse en términos generales, a
los cuales se les llama normas de auditoría. En resumen, la normalización de
una actividad establece un conjunto de formalidades y características
fundamentales que forman la identidad de dicha disciplina y constituyen los
requisitos de calidad que rigen la actividad del auditor, el desarrollo del
trabajo, las conclusiones y recomendaciones que deben comunicarse a las
personas u organismos respectivos.
En relación con la problemática existente en la empresa
Divimar, C.A. perteneciente al sector de comercialización de víveres y otros
productos de consumo humano, ubicada en el municipio Libertador del estado
Carabobo, las condiciones actuales de operación del área de inventarios y
almacenamiento de productos para la venta presentan deficiencias relacionadas
con la aplicación de prácticas relacionadas con el control interno, por lo cual
la dirección de la empresa manifiesta interés de llevar a cabo una auditoría
operacional para establecer las operaciones críticas que obstaculizan el logro
de sus objetivos de comercialización de productos y la satisfacción de los
clientes.
En este orden de ideas, se pudo observar que la empresa
presenta debilidades en el manejo de sus órdenes de reposición de inventario y
en general de la administración de sus almacenes, por un lado, implica el
riesgo de abastecimiento, retrasos en los pedidos de compra genera retrasos en
el cumplimiento de las cantidades solicitadas por los clientes. Por el
contrario, los excesos de pedido pueden inducir a sobreabastecimiento, causando
que la mercadería permanezca demasiado tiempo almacenada, con el riesgo de
llegar a una caducidad.
Asimismo, la ausencia de registros contables de cada
proceso, así como el difícil manejo de devoluciones a proveedores y restitución
de esta mercancía, causa preocupación a los propietarios de la empresa. Los
administradores se sienten insatisfechos por errores de despacho, empaques en
mal estado y retrasos en entrega, lo que definitivamente ocasiona incremento de
gastos y bajos niveles de productividad.
En vista de ello, de no llevarse a cabo la evaluación de
la eficiencia de los procesos de control interno asociados a la gestión de
inventarios mediante una auditoría operacional, la empresa correría el riesgo
de no contar con información confiable y precisa sobre las cantidades en
existencia de cada producto y su ubicación física, la misma que permitirá el
análisis y toma de decisiones efectivas en relación a las compras, rotación del
inventario y sobre todo su disponibilidad.
Esta situación lleva a proponer lineamientos para la
ejecución de una auditoría operacional como herramienta para el mejoramiento de
la gestión de inventarios de la empresa Divimar, C.A.; que contribuya con la
disminución del tiempo de respuesta, mejor atención y optimización de los
recursos, todo esto con el fin de incrementar la liquidez y desarrollar el
crecimiento de la empresa. De esta forma se propone mediante la investigación,
brindar una planificación de una auditoría operacional, que permita a la
organización, identificar de una manera oportuna deficiencias y riesgos en la
gestión de los inventarios, los cuales darán bases para proponer soluciones,
presentar recomendaciones e informar sobre posibles obstáculos al desempeño
empresarial, logrando con ello que la entidad económica sea eficiente.
MATERIALES Y METODO
A continuación se presentan los elementos que
conformaron el modelo paradigmático de la investigación de la misma según el
cual se justifica qué tipo de metodología se aplicó, técnicas de investigación,
recolección de datos y análisis.
En cuanto al tipo de la investigación, Arias (2012:36),
indica que “se refiere a la manera práctica y precisa que el investigador
adopta para cumplir con los objetivos de su estudio, ya que el diseño de
investigación indica los pasos a seguir para alcanzar dichos objetivos”. En
tal sentido, esta investigación es de tipo campo, Es decir, los investigadores
obtuvieron la información directamente del lugar donde ocurren el fenómeno, en
este caso, la situación actual respecto a la gestión de
inventarios en la empresa Divimar, C.A., ubicada en el municipio Libertador,
estado Carabobo.
Igualmente, sustenta en investigación documental, ya que
se emplearon datos secundarios provenientes de fuentes bibliográficas, con los
cuales se desarrollaron los objetivos del estudio. Entre los posibles
propósitos de este tipo de investigación se encuentran: describir, mostrar,
probar, persuadir o recomendar”, agregando que la investigación debe llevar a
resultados originales y de interés para el grupo social de la investigación.
Por otro lado, la modalidad de la investigación fue proyecto factible, ya que
su objetivo general es el proponer lineamientos para la ejecución de una
auditoría operacional como herramienta para el mejoramiento de la gestión de
inventarios de la empresa Divimar, C.A.
El diseño de investigación, es la estrategia general que
adoptaron los investigadores de la presente propuesta para responder al
problema planteado. En atención al diseño, el diseño de la investigación fue no
experimental,
Toda investigación se enfoca hacia el conocimiento, debe
indicar nivel de profundidad con el que se abordó el objeto o fenómeno de
estudio, por ello, la presente investigación
referida a la elaboración de propuesta de
una metodología de una auditoría operacional para el mejoramiento de la gestión
de inventarios de la empresa Divimar, C.A,
está enmarcada en la investigación de nivel descriptivo.
De tal modo, la presente investigación fue descriptiva,
ya que obtienen resultados mediante descripción de determinadas situaciones
asociadas al fenómeno particular, en este caso la gestión de
inventarios, dentro del grupo social específico, los integrantes del
área de inventarios de la empresa Divimar, C.A.
Cuando se habla de población se hace referencia a todo,
cuyas unidades de análisis poseen características comunes que estudian en el
momento de realizar la investigación. La población de estuvo representada por
el personal que lleva a cabo el proceso de inventarios de
la empresa Divimar, C.A, conformada por cinco (04) personas, quienes ofrecieron
información confiable, segura y oportuna respecto al tema de investigación. En
lo que refiere a la muestra, a fines de esta investigación se considerará, el
tamaño de la muestra será igual al de la población, es decir el cien por ciento
(100%), por ser finita y accesible; por esta misma razón no requerirá de ningún
criterio estadístico para su selección.
En cuanto a las técnicas de
recolección de datos, la recolección de datos es un proceso meticuloso y difícil,
pues requiere un instrumento de medición que sirva para obtener información
necesaria para estudiar conjunto de aspectos de un problema. Definido el tipo
de estudio e indicios, así como las unidades de estudio, es necesaria la
selección de técnicas e instrumentos mediante los cuales obtendrá la
información necesaria para llevar a cabo la investigación. En vista de ello, y
en atención a su naturaleza descriptiva y su diseño de campo, las técnicas empeladas
serán la observación directa y la encuesta
Basado en lo
antes señalado, se puede decir que en toda observación intervienen elementos
muy precisos como son: el observador, el cual es la persona que se encarga de
codificar las situaciones o eventos ocurrentes; el instrumento de registro de
la información, que puede ser directamente los sentidos o instrumentos
mecánicos, y la situación observada, que es complejo de múltiples eventos y
relaciones, del cual se selecciona lo que se pretende estudiar. Mediante esta
técnica contribuyó al diagnóstico de la gestión de
inventarios en la empresa Divimar, C.A.
Por su parte, la encuesta, según Tamayo
y Tamayo (2012:106), es “un instrumento de investigación
descriptiva que precisan identificar a priori las preguntas a realizar, las
personas seleccionadas en una muestra representativa de la población,
especificar las respuestas y determinar el método empleado para recoger la
información que se vaya obteniendo”. Por ello, la información obtenida es
válida únicamente para el trabajo que origina su recolección, en el período de
tiempo especificado, ya que tanto las características como las opiniones varían
con el tiempo.
En lo que respecta a los instrumentos, para la aplicación
de la técnica de observación directa, el instrumento utilizado será la lista de
control o guía de observación, también denominada lista de cotejo. En el caso
de la técnica de encuesta, el instrumento seleccionado fue el cuestionario. En
este sentido, se aplicó un cuestionario a la muestra seleccionada conformado
por veintidós (22) ítems y compuesto por una escala de Lickert., para la
presente investigación se utilizó para su validez el juicio de dos (02)
expertos. Respecto a la confiabilidad se aplicó la fórmula de “la fórmula para
calcular la confiabilidad de un instrumento de recolección de datos que tenga
más de dos alternativas de solución o respuesta es de Alpha de Cronbach”.
RESULTADOS
Y DISCUSIÓN
Considerando que objetivo de la investigación fue
proponer lineamientos para la ejecución de una auditoría operacional como
herramienta para el mejoramiento de la gestión de inventarios de la empresa
Divimar, C.A., se plasmaron los resultados y análisis de los hallazgos
encontrados luego de la aplicación del instrumento de recolección de datos.
Los empleados encuestados respondieron un sesenta por
ciento (60%) a veces, existe un control interno en el área de inventario de la
empresa, siendo esto una debilidad, ya que al existir un control interno se
puede es implementar estrategia para su optimización, y de esta manera ser más
eficiente.
De igual manera se observó que el sesenta por ciento
(60%) de los empleados encuestados señalan que nunca existen políticas y
procedimientos escritos que controlan el área de inventario. Esto se considera
como una debilidad por cuanto se deben seguir políticas y procedimientos en
todo proceso dentro de las empresas, ya que esto evitaría cualquier o retardos
en la gestión de inventario.
También se pudo evidencia que el 100 por ciento (100%) de
los encuestados indicaron que no existe un control administrativo detallado
sobre los documentos en la gestión de inventarios. Lo anterior expuesto, es
tomado como debilidad, por cuanto se debe llevar un control, así como tampoco
existe un manual que describa las normas y procedimientos del área de
inventario.
Sin embargo el 100% de la población indica que la empresa
lleva lineamientos en la gestión de inventario para incrementar la calidad y
eficiencia operacional. Pero deben considera
diseñar lineamientos para la ejecución de una auditoría operacional como
herramienta para el mejoramiento de la gestión de inventarios de la empresa
Divimar, C.A.
De acuerdo a los resultados obtenidos se detectaron las
necesidades de la empresa Divimar, C.A., fundamentando la propuesta de aplicar lineamientos para la ejecución
una auditoría operacional, con el fin de incrementar la eficiencia, eficacia y
economía de la gestión de inventarios de la empresa sujeta de estudio. De esta
forma, la gerencia de la empresa, al desconocer las razones de ineficiencia en
la gestión de inventarios, necesita algún tipo de herramienta que detecte
oportunamente sobre problemas potenciales que pueden repercutir de una manera
negativa en los resultados o que ya afecta la eficiencia en la operación.
CONCLUSIONES
La auditoría
operacional, contribuye con los logros del área de inventarios de la empresa a
mediano y largo plazo, y a su vez, permite adaptar a la empresa a los cambios
que ocurren en el entorno socioeconómico y comercial del país, contribuye a
alinear al equipo humano, y define los compromisos claros sobre lo que va a
hacer la empresa en el futuro, en coherencia con sus objetivos fundamentales.
Por lo anterior expuesto, se llegó a las
siguientes conclusiones, se pudo determinar que en relación a la gestión de
inventario aunque existe un control no es el más eficiente ya que las políticas
y procedimientos no están por escrito, por lo que el personal no tiene un
conocimiento claro de los mismos en cuanto a dicho control, trayendo como
consecuencia la falta de identificación y registro oportuno. Por esta razón, es
importante contar con lineamientos en todo proceso dentro de las empresas, lo
cual evitaría cualquier o retardos en el sistema de control del área de
despacho.
Por otro lado, se pudo concluir que la
comunicación entre los empleados, con otros departamentos no es la más adecuada
y eficiente, por lo que se recomienda reforzar los canales de
comunicación e información dado que son
vitales para fortalecer el control interno administrativo de la empresa y
ayudar a que se comprendan todos los procedimientos. En relación
a la cantidad de personal en el área según los resultados se puede decir que
esto es una fortaleza, siendo un punto clave para su optimización y eficiencia
en sus funciones.
Así mismo, es necesario que en la gestión de inventarios se emitan
los reportes necesarios para su debido control, en pocas palabras, el control
interno está formado por todas las medidas que se toman para suministrar a la administración
la seguridad de que todo está funcionando como debe ser de concordancia con los
objetivos de la empresa.
Dada
la importancia práctica que reviste el desarrollo de las operaciones de
inventario en la cadena de comercialización de la empresa, estas conclusiones
permitieron establecer una propuesta factible que incluyó una serie de
lineamientos vinculados con la auditoría operacional, para optimizar la gestión
de inventarios en todos sus aspectos y menciones de
la empresa Divimar, C. A., para el incremento de la eficiencia y la eficacia en
sus procesos.
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