Volumen 1 | Número 2 | Junio - diciembre
2019 | ISSN: 0000 – 0000 | ISNN-L: 0000 – 0000 | Pág. 60 - 71
Etapas del proceso de procura en las gerencias de
operación integral de plantas. PDVSA división - occidente
Stages of procurement process in the
integral operation management of plants. PDVSA división-occidente
Cesar
Sarmiento
pordiez82@hotmail.com
ORCID: 0000-0002-9778-3552
Universidad del Zulia – Venezuela
Artículo recibido en enero 2019 / Arbitrado
en febrero 2019 / Publicado en julio 2019
RESUMEN
Se describió las etapas del proceso de procura
aplicadas en las gerencias de operación integral de plantas de PDVSA división
occidente, bajo una metodología descriptiva, con diseño no experimental, de
campo y transeccional. La población quedó conformada por 11 gerencias de
procura que integran a la gerencia general de operación integral de plantas.
Como técnica de recolección se empleó la encuesta mediante un cuestionario de
30 ítems con escala de frecuencia. La validez fue a través del juicio de
expertos, y para la confiabilidad se empleó el Coeficiente Alfa de Cronbach,
obteniéndose 0,942. El análisis de los datos se realizó mediante la estadística
descriptiva, con base en la media aritmética. Se concluye que estas gerencias
poseen moderada aplicación de detección y descripción de la necesidad,
investigación de fuentes de aprovisionamiento, preparación de la compra,
ejecución de la compra y seguimiento y control como etapas del proceso de
procura.
Palabras clave: Detección,
necesidad, ejecución, compra, proceso, seguimiento, control
ABSTRACT
The stages of procurement process applied
in the management of integral operations of PDVSA western division plants were
described, under a descriptive methodology, with a non-experimental, field and
transectional design. The population was made up of 11 procurement departments
that make up the general management of comprehensive plant operations. As a
collection technique, the survey was used using a 30-item questionnaire with a
frequency scale. Validity was through expert judgment, and Cronbach's Alpha Coefficient
was used for reliability, obtaining 0.942. Data analysis was performed using
descriptive statistics, based on the arithmetic mean. It is concluded that
these managements have a moderate application of detection and description of
the need, investigation of sources of supply, preparation of the purchase,
execution of the purchase and monitoring and control as stages of the
procurement process.
Keywords: Detection, need,
execution, purchase, process, monitoring, control
INTRODUCCIÓN
A nivel mundial, en el siglo XXI, las organizaciones
enfrentan grandes retos, cambios y exigencias, en función a ello se hace
necesario un cambio de enfoque, utilizando novedosas estrategias gerenciales
para proveerse de talento humano, financieros y materiales, que combinados de
manera adecuada eficiente y eficaz producen buenos resultados, enfocados en el
logro de los objetivos de la empresa. De este modo, las organizaciones o
entidades sociales en las que varias personas interactúan con el propósito de
alcanzar objetivos específicos, demandan constantemente una serie de recursos
del entorno para incorporarlos a sus procesos productivos.
En este marco de referencia, en las empresas, bien sea de
manufactura o de servicios, uno de los aspectos de ventaja competitiva que
deben manejar es la procura de materiales mediante herramientas tales como:
compras, convenios, consignación para el manejo de requerimiento de materiales
y planes estratégicos, representados en optimización de procesos de compras,
reducción tiempos y gastos de dicho proceso, obteniendo como objetivo la
rentabilidad mediante la satisfacción y respuesta eficiente a los requerimiento
de los clientes. Tomando en cuenta lo que señala Stoner (2011), las compras o
adquisiciones se convierten en el elemento fundamental para el desarrollo
productivo de las organizaciones.
Así las cosas, tal como lo afirma Heredia (2007), las
compras o adquisiciones se tornan en el elemento clave para el desarrollo
productivo, pues se convierten en la fuente de abastecimiento para alimentar y
soportar el engranaje competitivo de los diferentes productos que más tarde se
ofertarán en el mercado. En efecto, según Martínez (2006), el fin concreto de
la gestión de procura consiste en satisfacer las necesidades de la empresa con
elementos exteriores a ella, maximizando el valor del dinero invertido.
En términos empresariales, según Gómez (2011), el sistema
de procura forma parte del proceso global de la empresa, y su gestión está
dirigida a la adquisición o entrega de materiales o insumos indispensables para
el adecuado funcionamiento de la misma, de tal forma que se obtenga la calidad,
cantidad y precio justo, logrando un beneficio equilibrado entre empresa-
proveedor, y permitiendo el desarrollo de ambas partes.
Por lo tanto, es posible establecer que, en términos
generales, la gestión de procura, de acuerdo a lo expuesto por Cruz (2007),
consiste en adquirir materias primas o cualquier otro artículo con las
características mínimas necesarias requeridas por una empresa; es decir,
precio, calidad, cantidad, condiciones de entrega, condiciones de pago, así
como la negociación de los servicios de postventa.
Con base a lo descrito, y dada la importancia de la
procura en su estrecha relación con los procesos productivos, se cita a Heredia
(2007) quien plantea que, la gestión de procura toma como base la planeación,
la ejecución y el control o seguimiento, de todas y cada una de las acciones
relacionadas directa o indirectamente con las adquisiciones en la empresa, es
decir, no sólo se ocupa de un simple intercambio comercial.
Ahora bien, en el caso que compete a la investigación,
cabe reseñar que la industria petrolera en Venezuela ha sufrido cambios
evolutivos de gran importancia desde sus inicios: el avance tecnológico, nuevas
necesidades energéticas debido al incremento de la demanda mundial,
descubrimiento de nuevos yacimientos, las posibilidades ciertas de hacer
rentable la explotación de varios tipos de hidrocarburo que en el pasado eran
considerados de poca importancia comercial, son, entre otros, los factores que
han provocado un aumento sustancial en la competencia entre empresas dedicadas
al desarrollo, exploración y explotación de yacimientos de hidrocarburos.
Situación está que deriva mayor nivel de exigencia a los procesos de procura,
demandando estrategias de gestión que hagan efectivos estos procesos.
De igual manera, se acota que al mismo ritmo con el que
marcha la evolución de esta industria, debe marchar cada uno de los procesos o
actividades medulares que componen la cadena de valor de la misma, es así como
se pone de manifiesto la necesidad de contar en todo momento con las
actividades de apoyo necesarias, entre ellas la efectiva gestión de procura,
para sostener y manejar los volúmenes de producción que son planificados a
corto, mediano y largo plazo, por la alta dirección.
Ante esta situación, no es posible concebir la
explotación de un recurso por un período prolongado de tiempo sin darle una
gestión efectiva a los procesos de procura asociados al proceso productivo,
mucho menos sin realizar constantes revisiones relacionadas con la capacidad,
sin planear, programar y ejecutar las adecuaciones que se deriven de las
mencionadas revisiones.
En virtud de lo indicado, esta industria a través de sus
operaciones ejecuta una serie de tareas programadas o rutinarias relacionadas a
la exploración y producción tales como, reparación, mantenimiento, aplicación,
construcción, rehabilitación y perforación de pozos, trabajos realizados en las
diferentes áreas ubicadas tanto en tierra como en lago. Por lo que, se requiere
disponer de un eficiente y oportuno suministro de recursos, materiales,
herramientas o equipos, así como también, el cumplimiento de procesos
indispensables para efectuar las actividades de procura, importantes para la
efectividad de prever los fracasos y favorecer el control de sus acciones
administrativas.
En tal sentido, para disponer oportunamente de estos
suministros en cada una de las etapas se necesitan grandes inversiones, las
cuales se realizan a través de proyectos generadores de múltiples compras de
materiales. Visto así, es importante tomar en cuenta que para la planificación
de un proyecto, la adquisición de equipos, materiales e insumos, es necesario
la existencia de procesos que garanticen la procura de los requerimientos
solicitados por el departamento usuario, a un tiempo oportuno.
Por consiguiente, la gestión de procura dentro de la
industria petrolera (PDVSA) en el occidente del país, la cual se encarga de la
adquisición de bienes y servicios a terceros, con base en la aplicación de
normas y procedimientos, permitiendo la obtención de equipos, materiales y
servicios apropiados en la cantidad correcta, amerita ser ejecutada de manera
eficiente para garantizar el desarrollo adecuado de todos los procesos que de
ella dependen (operacionales, administrativos, entre otros).
Ahora bien, de acuerdo a Heredia (2007), la gestión de
procura debe considerar aspectos fundamentales; tal como, un adecuado
desarrollo de las etapas que conforman el proceso de procura, las cuales
desglosa en cinco (5) etapas clave: detección y descripción de la necesidad,
investigación de fuentes de aprovisionamiento, preparación de la compra,
ejecución de la compra, seguimiento y control.
Lo antes indicado, le permite reflexionar al investigador
que la gestión de procura en las gerencias de operación integral de plantas de
PDVSA división occidente, no escapa de estas dificultades donde (según
entrevistas informales realizadas al personal involucrado) se han detectado
atrasos en los tiempos de entrega de trabajos, muchas veces ocasionados por
desconocimiento de factores que intervienen, tanto al talento humano como al
sistema productivo de la corporación causando resultados indeseados.
Esto es, debido a que se presenta un tiempo de respuesta
relativamente largo, entre la identificación del requerimiento hasta la
selección del proveedor, considerando el factor tiempo como un elemento base en
el mismo, siendo esto consecuencia de las fallas del proceso de planificación
conllevando a una debilidad en la efectividad.
Ante esta situación, la gerencia de operación integral de
plantas, a través de las 11 gerencias de procura que la integran, según la
observación directa del investigador, presentan problemas relacionados con los
procesos de procura de los materiales requeridos para los mantenimientos o
servicios, es preciso destacar que los procesos de formulación de las
solicitudes de pedido presentan errores y/o especificaciones técnicas
incompletas, lo cual origina retrasos en el proceso de colocación de las
órdenes de compra, ocasionando la indisponibilidad de los recursos.
De igual manera, los requerimientos de los materiales
considerados críticos presentan inconsistencia en las cantidades solicitadas,
con una inadecuada planificación basada en función a la evaluación de
necesidades del mantenimiento o servicio, afectando negativamente la
continuidad de las operaciones e impactando en el presupuesto asignado para la
gerencia, en consecuencia se origina el incumplimiento de las metas y objetivos
de la organización.
En
relación a lo anterior, describir las etapas del proceso de procura serviría de
guía, dado que se generarían acciones o pasos a seguir por cada uno de los
miembros que conforman la gestión, buscando el logro de las metas y objetivos
trazados, como un vehículo de comunicación a los mencionados para que
desempeñen sus actividades, orientando en práctica los recursos de la misma y
así generar los sobresalientes resultados.
MATERIALES Y MÉTODO
La metodología aplicada se tipificó como descriptiva, con diseño no
experimental, de campo y transeccional. La población quedó conformada por las 11 gerencias de
procura que integran a la gerencia general de operación integral de plantas de
la industria petrolera (PDVSA) división occidente. Los sujetos informantes
fueron gerentes y líderes encargados del proceso de procura con un total de 24 sujetos informantes.
Como técnica de recolección de datos se empleó la encuesta mediante la
aplicación de un cuestionario estructurado por 30 ítems con escala de
frecuencia: siempre, casi
siempre, algunas veces, casi nunca y nunca. Por ello,
a fin de abordar el estudio de las etapas del proceso de procura, en la
investigación se asume la clasificación planteada por Heredia (2007); por lo
cual se dividirá en cinco (5) indicadores: detección y descripción de la
necesidad, investigación de fuentes de aprovisionamiento, preparación de la
compra, ejecución de la compra, seguimiento y control.
La validez del mismo se alcanzó a través del juicio de cinco (5)
expertos, y para el cálculo de su confiabilidad se empleó el Coeficiente Alfa
de Cronbach, dando un valor de 0,9421considerado muy confiable.
El análisis de los datos se realizó mediante la estadística descriptiva,
con base en la media aritmética. Para tal efecto, el investigador diseñó un (1)
baremo, en el cual se muestra el intervalo, la categoría asignada, así como la
descripción de la misma, tal como se muestra en el cuadro 1.
Cuadro 1. Baremo
para la interpretación de la media aritmética
|
INTERVALO
|
CATEGORÍA
|
DESCRIPCIÓN
|
|
4.21 –
5.00
|
Muy alta
aplicación
|
Si la
aplicación es muy alta o alta se considera una fortaleza para la gestión de
procura
|
|
3.41 -
4.20
|
Alta
aplicación
|
|
2.61 -
3.40
|
Moderada
aplicación
|
Si la
aplicación es moderada se considera una leve fortaleza, la gestión de procura
requiere mejoras
|
|
1.81 -
2.60
|
Baja
aplicación
|
Si la
aplicación es baja o muy baja se considera una debilidad para la gestión de
procura, por tanto requiere mejoras.
|
|
1.00 -
1.80
|
Muy baja
aplicación
|
Fuente: Elaboración
propia (2020)
RESULTADOS
Y DISCUSION
Comenzando el análisis
del primer indicador denominado detección y descripción de la necesidad, se
presenta la tabla 1. Se evidencia una media para el indicador de 2,83, lo cual
indica que la detección y descripción de la necesidad, como etapa fundamental de
la gestión de procura, ostenta moderada aplicación, según el baremo diseñado,
indicando debilidad en este aspecto.
En lo referente a la
detección y descripción de la necesidad, para Heredia (2007), el proceso de
compra se inicia con el reconocimiento por parte de alguno de la organización
de una necesidad que puede ser satisfecha con la adquisición de un producto o
un servicio. El reconocimiento o aparición del problema puede venir dado por
factores internos, desde la ejecución de sus actividades operacionales como el
lanzamiento de un nuevo producto que requiera la necesidad de compra de nuevas
instalaciones, o por factores externos como los requerimientos de los clientes
de mejorar la calidad del producto final que puede llevar a la necesidad de
mejorar los componentes o las instalaciones.
Así pues, al analizar
los resultados obtenidos para cada uno de los ítems, pudo visualizarse alta
aplicación solo en la actividad medida por el ítem 2 cuya media es de 4,13,
donde se les consultaba si identifican las necesidades de compras a través de
la información obtenida de requerimientos de los usuarios, siendo esto una
fortaleza de la gestión. No
obstante, el resto de los ítems muestran moderada aplicación de todas las
actividades medidas, las cuales se constituyen en debilidades de la gestión de
procura requiriendo mejoras en estos aspectos.
De tal forma, afirmaron
que con moderada frecuencia se realizan las actividades referidas a si:
identifican las necesidades de compras a través de la información obtenida de
los almacenes (2,46); identifican la necesidad de compra proponiendo una
proyección en la solución (reposición o adquisición de algún bien) para evaluar
si es o no factible la decisión escogida (2,50); proponen a los usuarios
alternativas existentes en el mercado (2,33); y realizan evaluaciones previas
del costo de los materiales (2,75).
Tabla 1. Indicador:
Detección y descripción de la necesidad
|
ÍTEM
|
|
CATEGORÍA
INTERPRETACIÓN
|
|
En la gerencia de procura donde usted
labora:
|
|
1
|
Identifican
las necesidades de compras a través de la información obtenida de los
almacenes.
|
2,46
|
Moderada
aplicación
Leve
fortaleza, la gestión de procura requiere mejoras.
|
|
2
|
Identifican
las necesidades de compras a través de la información obtenida de
requerimientos de los usuarios.
|
4,13
|
Alta
aplicación
Fortaleza
para la gestión
|
|
3
|
Identifican
la necesidad de compra proponiendo una proyección en la solución (reposición
o adquisición de algún bien) para evaluar si es o no factible la decisión
escogida.
|
2,50
|
Moderada
aplicación
Leve
fortaleza, la gestión de procura requiere mejoras.
|
|
4
|
Proponen
a los usuarios alternativas existentes en el mercado.
|
2,33
|
Moderada
aplicación
Leve
fortaleza, la gestión de procura requiere mejoras
|
|
5
|
Realizan
evaluaciones previas del costo de los materiales.
|
2,75
|
Moderada
aplicación
Leve
fortaleza, la gestión de procura requiere mejoras.
|
|
Total indicador:
|
2,83
|
Moderada
aplicación
Leve
fortaleza, la gestión de procura requiere mejoras.
|
Fuente: Elaboración
propia (2020)
Dada la moderada
aplicación de este indicador, se valida medianamente a Montoya
(2002) para quien el comprador debe identificar necesidades a través de la
información obtenida de los almacenes o de los usuarios de la empresa, la
promesa de servicio a los clientes o usuarios, investigaciones con los clientes
internos o externos, el análisis de lo que ofrece o hace la competencia,
visitas a ferias o exposiciones, entre otros.
Considerando los resultados
alcanzados para cada ítem, y considerando, a su vez, que el indicador arriba a
una categoría de moderada aplicación,
se valida moderadamente lo postulado por el investigador cuando afirma que, en
esta etapa se identifica el problema, necesidad y magnitud del mismo,
proponiendo una proyección en la solución, reposición o adquisición de algún
bien, para evaluar si es o no factible la decisión escogida, así, la
identificación de necesidades puede darse por distintas vías.
Seguidamente, en la tabla 2, se
muestran los resultados obtenidos para el siguiente indicador de la dimensión
bajo estudio, denominado investigación de fuentes de aprovisionamiento. Griffin
y otros (2005), la definen como el proceso de encontrar y seleccionar
proveedores entre los cuales comprar. Este proceso, por lo general consta de
cuatro etapas: investigar a los posibles proveedores; evaluar y separar a los
posibles candidatos; negociar términos de servicio con una elección final; y
mantener una relación positiva entre proveedor y comprador.
Se observa una media para el
indicador de 2,68 lo cual indica que la investigación de fuentes de
aprovisionamiento, como etapa clave de la gestión de procura, ostenta moderada
aplicación, según el baremo diseñado, lo cual se convierte en una debilidad de
la gestión de procura en este aspecto, indicando que la misma requiere mejoras.
Tabla 2. Indicador:
Investigación de fuentes de aprovisionamiento
|
ÍTEM
|
|
CATEGORÍA
INTERPRETACIÓN
|
|
En
la gerencia de procura donde usted labora:
|
|
6
|
Realizan
investigaciones sobre las características del mercado de producción
específico del producto a comprar.
|
2,50
|
Moderada
aplicación
Leve
fortaleza, la gestión de procura requiere mejoras.
|
|
7
|
Realizan
revisiones del consumo histórico de los materiales.
|
2,63
|
Moderada
aplicación
Leve
fortaleza, la gestión de procura requiere mejoras.
|
|
8
|
Identifican,
con anticipación a la compra, cuales son los posibles proveedores que pueden
vender el producto requerido.
|
2,67
|
Moderada
aplicación
Leve
fortaleza, la gestión de procura requiere mejoras.
|
|
9
|
Valoran
las ofertas de manera de poder hacer una preselección entre proveedores que
transmitan una imagen de empresa garante.
|
3,54
|
Alta
aplicación
Fortaleza
para la gestión
|
|
10
|
A
los proveedores no seleccionados se les indica por escrito la causa por la
cual se rechaza su oferta.
|
2,08
|
Baja
aplicación
Debilidad,
la gestión de procura requiere mejoras.
|
|
Total indicador:
|
2,68
|
Moderada
aplicación
Leve
fortaleza, la gestión de procura requiere mejoras.
|
Fuente: Elaboración
propia (2020)
Al detallar los
resultados para cada ítem, se observa que, solo el ítem 9 ostenta alta
aplicación en cuanto a si valoran las ofertas de manera de poder hacer una pre-selección
entre proveedores que transmitan una imagen de empresa garante (3,54),
implicando una fortaleza de la gestión. Mientras, consideraron que se realizan
con moderada aplicación las actividades referidas a si: realizan
investigaciones sobre las características del mercado de producción específico
del producto a comprar (2,50); realizan revisiones del consumo histórico de los
materiales (2,63); e identifican, con anticipación a la compra, cuales son los
posibles proveedores que pueden vender el producto requerido (2,67);
atribuyéndole leves fortalezas a la gestión de procura en estos aspectos,
indicando que la misma requiere mejoras.
Sin embargo,
otorgaron baja aplicación al que a los proveedores no seleccionados se les
indique por escrito la causa por la cual se rechaza su oferta (2,08), siendo
esto una debilidad de la gestión de procura, por lo cual se evidencia una
oportunidad de mejora, indicando que la gestión requiere mejorasen este
sentido.
Los resultados
validan, medianamente, a Heredia (2007), para quien toda organización recibe
ofertas de distintos distribuidores, éstas deben ser analizadas y evaluadas
para encontrar al proveedor que más se ajuste a las necesidades o condiciones.
Valorar las ofertas permite hacer una preselección entre proveedores que
transmiten una imagen de empresa garante, con solidez financiera y productos de
calidad. A su vez, validan, de forma mediana, lo considerado por el investigador, para quien la selección de proveedores consiste en la búsqueda de
aquel distribuidor que cumpla con todos o casi todos los atributos requeridos
en la adquisición de un determinado producto, atendiendo al tipo de necesidad
que tenga la empresa.
De seguido, en
la tabla 3, se resume el comportamiento del indicador preparación de la compra,
perteneciente a la dimensión etapas del proceso de procura. en esta etapa se
define cómo comprar, por ello, contempla el establecimiento de criterios como
infraestructura, servicios técnicos, situación laboral, financiera, servicio al
cliente, entre otros; éstos se deben validar con los proveedores potenciales
para luego exigirlos de manera que puedan satisfacer plenamente las necesidades
de la empresa (Heredia, 2007).
A esto, agrega
Martínez (2006), cada empresa dependiendo del tamaño, complejidad, políticas y
procedimientos internos, exige la documentación necesaria para oficializar la
compra, recibir los pedidos, legalizar y cancelar las facturas.
Como se
observa, el indicador ostenta una media de 3,60, categoría de alta aplicación,
adjudicándole una fortaleza a la gestión de procura llevada a cabo por las
gerencias estudiadas. En detalle se evidencia que, el ítem 15 ostenta moderada
aplicación de la actividad involucrada, en cuanto a si la cultura
organizacional busca la adhesión de los miembros de la gerencia de procura,
planteándoles objetivos comunes (2,71), lo cual la convierte en una leve
fortaleza de la gestión, indicando que la misma requiere mejoras. No obstante,
el resto de los ítems arriban a la categoría de alta aplicación (3,96; 4,17;
3,46; 3,71; respectivamente), implicando que estas cuatro (4) actividades son
fortalezas de la gestión de procura que realizan las gerencias bajo estudio.
Estas medias
indican que, con alta frecuencia definen el mecanismo de compra a emplear de
acuerdo a la ley, políticas y procedimientos internos; establecen los criterios
a exigir a proveedores en el pliego de condiciones; firman contratos cuando los
pedidos son por varias compras; y dejan constancia escrita que recoja los
compromisos o acuerdos a los cuales han llegado con el proveedor tras negociar
la compra o prestación del servicio.
Tabla 3. Indicador:
Preparación de la compra
|
ÍTEM
|
|
CATEGORÍA
INTERPRETACIÓN
|
|
En
la gerencia de procura donde usted labora:
|
|
11
|
Definen
el mecanismo de compra a emplear de acuerdo a la Ley, políticas y
procedimientos internos.
|
3,96
|
Alta
aplicación
Fortaleza
para la gestión
|
|
12
|
Establecen
los criterios a exigir a los proveedores en el pliego de condiciones.
|
4,17
|
Alta
aplicación
Fortaleza
para la gestión
|
|
13
|
Firman
contratos cuando los pedidos son por varias compras.
|
3,46
|
Alta aplicación
Fortaleza para
la gestión
|
|
14
|
Dejan
constancia escrita que recoja los compromisos o acuerdos a los cuales han
llegado con el proveedor tras negociar una compra o la prestación de un
servicio
|
3,71
|
Alta aplicación
Fortaleza para
la gestión
|
|
15
|
La
cultura organizacional busca la adhesión de los miembros de la gerencia de
procura, planteándoles objetivos comunes.
|
2,71
|
Moderada
aplicación
Leve fortaleza,
la gestión de procura requiere mejoras.
|
|
|
Total indicador:
|
3,60
|
Alta
aplicación
Fortaleza
para la gestión
|
Fuente: Elaboración
propia (2020)
Visto así, se verifican en alto
grado lo postulado en la Ley de Contrataciones Públicas
(2009), en la que se establece en relación a la etapa de preparación de la
compra, que las reglas, condiciones y criterios aplicables a cada contratación
o compra deben ser objetivos, de posible verificación y revisión, y se establecerán
en un documento denominado pliego de condiciones.
De igual forma, se logra alta
coincidencia con el investigador cuando afirma que, en
el proceso de preparación de la compra la legalización
de la misma es fundamental, dado que allí se establecen los acuerdos de precio,
cantidad, calidad, fechas de entrega y modos de pago; a los cuales han llegado
el comprador y el vendedor.
Continuando con el análisis, se
presentan los resultados obtenidos para el indicador ejecución de la compra,
otro de los indicadores considerados para medir la dimensión bajo estudio. Al
respecto, la tabla 4 muestra que la media del indicador se posicionó en 3,88,
indicando alta aplicación de la ejecución de la compra como etapa clave de la
gestión de procura, otorgándole una alta fortaleza a dicha gestión a este
respecto. Como se aprecia, los ítems 16 y 17 ostentaron medias de 4,38 y 4,25
respectivamente, ubicando estas actividades en muy alta aplicación, es decir,
en las gerencias analizadas se realiza con muy alta frecuencia el que: al
realizar las compras se consideren las disposiciones establecidas en las leyes
y normativas vigentes; y envíen peticiones de oferta formales a los
proveedores; indicando a estos aspectos como fortalezas de la gestión de
procura llevada a cabo.
Tabla 4.
Indicador: Ejecución de la compra
|
ÍTEM
|
|
CATEGORÍA
INTERPRETACIÓN
|
|
En
la gerencia de procura donde usted labora:
|
|
16
|
Al
realizar las compras, se consideran las disposiciones establecidas en las
Leyes y normativas vigentes.
|
4,38
|
Muy
alta aplicación
Fortaleza
para la gestión
|
|
17
|
Envían
peticiones de oferta formales a los proveedores.
|
4,25
|
Muy
alta aplicación
Fortaleza
para la gestión
|
|
18
|
La
evaluación de las ofertas recibidas se realiza considerando los criterios
previamente establecidos en el pliego de condiciones.
|
4,17
|
Alta
aplicación
Fortaleza
para la gestión
|
|
19
|
Suscriben
contratos de suministro para las compras importantes.
|
3,17
|
Alta
aplicación
Fortaleza
para la gestión
|
|
20
|
Definen
las condiciones de la compra a través de su registro en la orden de compra
para que, en el momento de recibir el pedido, el proveedor pueda conocerlas
con claridad.
|
3,46
|
Alta
aplicación
Fortaleza
para la gestión
|
|
Total indicador:
|
3,88
|
Alta
aplicación
Fortaleza
para la gestión
|
Fuente:
Elaboración propia (2020)
Mientras, adjudicaron alta presencia, convirtiéndolas en fortalezas de
la gestión de procura, lo referente a si: la evaluación de las ofertas
recibidas se realiza considerando los criterios previamente establecidos en el
pliego de condiciones (4,17); suscriben contratos de suministro para las
compras importantes (3,17); y definen las condiciones de la compra a través de
su registro en la orden de compra para que, en el momento de recibir el pedido,
el proveedor pueda conocerlas con claridad.
Estos resultados permiten afirmar alta coincidencia con lo señalado por
Heredia (2007), para quien esta etapa del proceso de compras, se inicia con la
petición de ofertas que deberán cumplir con las condiciones fundamentales de la
política de compras; incluye el análisis y evaluación de las ofertas de acuerdo
a los criterios establecidos en la etapa de preparación de la compra, por lo
que se debe comparar no solamente el precio, sino también entrar en la
valoración de factores como la garantía de cumplimiento de especificaciones
técnicas, la fiabilidad de los plazos de entrega, la posible continuidad en el
suministro, entre otros; repartiendo luego el pedido entre varios proveedores
para proteger a la empresa de circunstancias imprevistas.
Asimismo, logran muy alta coincidencia con el investigador cuando
establece que, la ejecución de la compra comprende la etapa de adquisición
propiamente dicha, en la cual se establecen las descripciones o
especificaciones de lo que han de ser las condiciones de compra. Su objetivo
principal consiste en satisfacer las necesidades de materiales existentes para
fabricar productos o prestar servicios, de acuerdo a lo expuesto en el plan de
compras. Aunado a esto, todo pedido es objeto de un seguimiento por parte de la
empresa que lo emite hasta llegar a su destino.
Ahora bien, los valores de la tabla 5 recogen el comportamiento del
último indicador de la dimensión etapas del proceso de procura, denominado
seguimiento y control, el cual muestra una media de 2,78 indicando moderada
aplicación de este indicador en la gestión de procura, según lo establecido en
el baremo correspondiente, siendo una leve fortaleza de la misma e indicando
que requiere mejoras.
Tabla 5. Indicador:
Seguimiento
y control
|
ÍTEM
|
|
CATEGORÍA
INTERPRETACIÓN
|
|
En la
gerencia de procura donde usted labora:
|
|
21
|
Realizan seguimiento al cumplimiento de los plazos
acordados con los proveedores para la entrega de los productos comprados.
|
3,08
|
Moderada aplicación
Leve fortaleza, la gestión de procura requiere
mejoras.
|
|
22
|
Realizan visitas a los proveedores para asegurar el
cumplimiento de las condiciones acordadas.
|
1,88
|
Baja aplicación
Debilidad, la gestión de procura requiere mejoras.
|
|
23
|
Verifican el cumplimiento de las especificaciones
técnicas de los productos recibidos en el almacén.
|
3,63
|
Alta aplicación
Fortaleza para la gestión
|
|
24
|
Evalúan
el desempeño de proveedores una vez ejecutada la compra
|
2,79
|
Moderada
aplicación
Leve
fortaleza, la gestión de procura requiere mejoras.
|
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25
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Establecen mecanismos de control del proceso de
procura permitiendo tomar las acciones necesarias para corregir desviaciones
del proceso.
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2,50
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Baja aplicación
Debilidad, la gestión de procura requiere mejoras.
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Total indicador:
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2,78
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Moderada
aplicación
Leve
fortaleza, la gestión de procura requiere mejoras.
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Fuente:
Elaboración propia (2020)
Desde el punto
de vista de los resultados por ítem, se puede afirmar que, en estas gerencias,
se da alta aplicación a lo relacionado a si verifican el cumplimiento de las
especificaciones técnicas de los productos recibidos en el almacén (3,63),
indicándola como una fortaleza de la gestión. Mientras, otorgaron moderada
aplicación en cuanto a si: realizan seguimiento al cumplimiento de los plazos
acordados con proveedores para la entrega de los productos comprados (3,08); y
evalúan el desempeño de proveedores una vez ejecutada la compra (2,79), siendo
leves fortalezas, indicando que la gestión requiere mejoras en estos aspectos.
No obstante,
catalogaron con baja aplicación el que realicen visitas a los proveedores para
asegurar el cumplimiento de las condiciones acordadas (1,88); y establezcan
mecanismos de control del proceso de procura permitiendo tomar las acciones
necesarias para corregir desviaciones del proceso (2,50); convirtiendo estos
aspectos en debilidades de la gestión, por ende son oportunidades de mejora.
Las evidencias indican que, las gerencias en estudio se apegan
medianamente a los postulados teóricos de Heredia (2007), para quien esta etapa
del proceso contempla el control administrativo de la compra realizada, así
como también el realizar visitas a los proveedores, con el doble objetivo de
tener la seguridad del cumplimiento de los plazos o para detectar a tiempo los
posibles retrasos y poder adoptar las medidas correctoras. El almacén ejerce
las funciones de recepción, identificación, custodia y entrega de los
materiales comprados, debe asegurar que los productos recibidos cumplen con lo
estipulado por el cliente.
De la misma manera, se valida moderadamente lo expuesto por el
investigador cuando considera que, la etapa de seguimiento y control es punto
neurálgico en el cierre del proceso de compras, en ella se establecen los
mecanismos de control del proceso, permitiendo tomar las acciones necesarias,
tanto preventivas como correctivas, para evitar o corregir desviaciones del proceso,
como cumplimiento de los plazos, posibles retrasos, entre otros.
Avanzando en el análisis de resultados, se tiene en la tabla 6 el
resumen de datos obtenidos para la dimensión etapas del proceso de procura,
cuyo valor promedio de sus indicadores fue de 3,16, ubicándose en el rango que
va desde 2.61 - 3.40 en el baremo diseñado, con categoría de moderada
aplicación, indicando a su vez una leve fortaleza para la gestión de procura de
las gerencias de operación integral de plantas de la industria petrolera
división occidente, indicando que esta gestión requiere mejoras.
Ello demostró que, en las gerencias analizadas, se otorga alta
aplicación a las etapas de preparación de la compra (3,60) y ejecución de la
compra (3,88), consideradas como fortalezas de su gestión de procura. Sin
embargo, se perciben con moderada aplicación las etapas referidas a la
detección y descripción de la necesidad (2,83); investigación de fuentes de
aprovisionamiento (2,68); y seguimiento y control (2,78), constituyendo estos
aspectos en leves fortalezas de la gestión, visualizándose oportunidades de
mejora en este sentido.
Tabla 6. Dimensión:
Etapas del proceso de procura
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INDICADOR
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CATEGORÍA
INTERPRETACIÓN
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Detección
y descripción de la necesidad
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2,83
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Moderada aplicación / Leve fortaleza,
la gestión de procura requiere mejoras.
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Investigación
de fuentes de aprovisionamiento
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2,68
|
Moderada aplicación / Leve fortaleza,
la gestión de procura requiere mejoras.
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Preparación
de la compra
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3,60
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Alta aplicación
Fortaleza para la gestión
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Ejecución
de la compra
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3,88
|
Alta aplicación
Fortaleza para la gestión
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Seguimiento
y control
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2,78
|
Moderada aplicación
Leve fortaleza, la gestión de procura
requiere mejoras.
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RESUMEN DIMENSIÓN
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3,16
|
Moderada aplicación
Leve fortaleza, la gestión de procura
requiere mejoras.
|
Fuente:
Elaboración propia (2020)
Las evidencias
indican mediana congruencia con lo postulado por Heredia (2007), para quien los
procesos de procura se inician con la necesidad de un bien o servicio y
culminan con la adquisición y pago de éstos. Esta necesidad es planteada por la
gerencia o unidad que la requiere; así, las solicitudes de bienes o servicios
dependen de una gerencia diferente a la de compras. Según este autor las etapas
del proceso de procura en toda empresa, sea comercial o de manufactura, se
resumen en cinco (5): detección y descripción de la necesidad, investigación de
fuentes de aprovisionamiento, preparación de la compra, ejecución de la compra,
seguimiento y control.
De igual
manera, son medianamente coincidentes con la posición del investigador para
quien, el proceso de procura se convierte en un eslabón de importancia
fundamental como fuente de ventaja competitiva, y es considerada como una
actividad generadora de valor, por ello, se deben considerar las etapas claves
de este proceso en la gestión de procura, relacionadas a todo el camino de
actividades y acciones que deben realizarse para lograr la efectividad de este
proceso.
CONCLUSIONES
En relación al objetivo, donde se
describieron las etapas del proceso de procura aplicadas en la gestión de
procura de las gerencias de operación integral de plantas de PDVSA división
occidente, se concluye que estas gerencias poseen moderada aplicación de las
etapas del proceso de procura, indicando a su vez una leve fortaleza para la
gestión, indicando que la misma requiere mejoras.
Evidenciándose, alta aplicación a
las etapas de preparación de la compra y ejecución de la compra, consideradas
como fortalezas de su gestión de procura. Sin embargo, se perciben con moderada
aplicación las etapas referidas a la detección y descripción de la necesidad,
la investigación de fuentes de aprovisionamiento y el seguimiento y control,
constituyendo estos aspectos en leves fortalezas de la gestión, visualizándose
oportunidades de mejora en este sentido.
Por ello, se recomienda fortalecer
las características de los proveedores como en las mejores prácticas del
proceso de procura, puesto que se muestran con moderada aplicación en la
gestión analizada, confirmando que estas estrategias no están siendo
gestionadas de manera adecuada. Se debe tomar en cuenta que, las estrategias
utilizadas deben ser las más brillantes e intuitivas en el mercado debido a que
los panoramas son constantemente cambiantes y las decisiones gerenciales rara
vez son a largo plazo.
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
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F. y Linse, K. (2008). Rethinking procurement in the era of globalization. MIT
Sloan Management Review. Pp. 76-80
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de aprovisionamiento. Disponible en: http://www.ugr.es/~rgomezl/documentos/
Griffin, R.; Ebert, R. y Treviño, E. (2005).
Negocios. Editorial Pearson Educación. México D.F. México
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estrategia competitiva. Primera edición. ECOE Ediciones LTDA. Colombia
Laborda, L. y De Zuani, E. (2004). Fundamentos de
gestión empresarial: Teoría y práctica desde un enfoque sistemático. VALLETTA
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Stoner, J. (2011). Componentes para las estrategias.
Prentice Hall. 6ta edición. México